Cari mutabakat artık online olarak da gerçekleştirilebiliyor. Vakit ve nakitten tasarruf e-mutabakatı nasıl kullanabilirsiniz?

Mutabakat / Cari mutabakat nedir?

‘Mutabakat’ sözcüğünün anlamı uzlaşma ve anlaşmadır. Hesap kontrolü için kullandığımız bir terim olduğundan muhasebede sık sık karşımıza çıkar. Hesap kontrolünden kasıt, ticari ilişkide olunan firmalarla hesapların tutup tutmadığının karşılaştırılması ve durumun belgelerle tespit edilip arşivlenmesidir.

Cari mutabakat nasıl yapılır?

Cari mutabakat, matbu şekilde yapılacaksa bir mutabakat formu kullanılarak, imzalı ve kaşeli şekilde yapılır. Şirket mutabakat formunu diğer ilgili şirkete gönderir, diğer taraf da ilk şirkete kendi mutabakat formunu iletir. Bu şekilde hesapların üzerinden karşılıklı olarak geçilir.

e-Mutabakat: Ticari yazılımlarla mutabakat kolaylığı

Alacak ve borç, ticari hayatı düzenleyen unsurlardandır. Bakiye takibi ise ticari ilişkilerin sağlıklı şekilde yürümesini sağlar. Eğer taraflar hesapları hususunda mutabıksa, ortada bir alacak ya da borç yoktur ve ticari ilişki sorunsuz şekilde akar. Ancak cari mutabakat, hem evrak transferi gerektirdiği hem de telefon ve e-mail trafiği yarattığı için size, çalışanlarınıza ve sonuç olarak işletmenize çok fazla zaman ve enerji kaybettirir. Özellikle yoğun bir alışveriş söz konusuysa yıllık ve hatta aylık mutabakatlar bile yetersiz kalabilir. Rutin çalışmalarınız için yeterince iş gücü sarfederken bir de mutabakatla uğraşmak verimliliğinizi düşürür. İşte bu yüzden mutabakat işlemlerini online olarak kolayca yapmanı sağlayan ticari yazılımlar kullanmanızı öneriyoruz. 

Neden e-mutabakat yapmalısınız?

Cari mutabakatı eski usuller yerine elektronik ortamda gerçekleştirmeye başlamak size pek açıdan avantaj sağlar. İşte bu avantajlar:

1. Hatasız ve noksansız iş: Elde veya Excel vb. programlar aracılığıyla hazırladığınız mutabakatlar maddi hatalara açıktır. Ancak bir ticari programla hazırladığınız mutabakatta hata riski minimuma iner.
2. Sürat: Mutabakatlarını dijital olarak gönderdiğinizde karşılığını dakikalar içinde alabilirsiniz. Bu sayede iş süreçlerinizi hızlandırırsınız.
3. Verimlilik: e-Mutabakat ile kağıt, posta ve arşivleme masraflarından kurtulup maliyetlerinizi düşürürsünüz. Ayrıca karbon ayak izinizi azaltıp çevreyi korumaya da yardımcı olursunuz.

E-Fatura ve uygulamasını kullanmak zorunda olan mükellef grupları her sene Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yeni tebliğlerle duyuruluyor. 1 Ocak itibarıyla birçok işletmenin zorunlu olarak geçtiği uygulama, 2019 ve 2020 için kimleri kapsıyor?

Kimler 2020’de e-fatura uygulamasına geçmeli?

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), yayınladığı ‘Elektronik Defter ve Belge Uygulamalarına İlişkin Genel Tebliğlerin Birleştirilmesi Amacıyla Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ Taslağı Tebliği’ ile 1 Ocak 2019 tarihi itibarıyla e-fatura uygulamasına geçiş ciro limitlerini tanımladı.

E-Faturaya geçiş zorunluluğu

GİB’in tebliğine göre aşağıda sıraladığımız mükellef grupları 1 Ocak 2020 tarihinden itibaren elektronik fatura uygulaması ’na  dahil olmak zorunda:

1. 2018 ya da sonraki hesap dönemlerinin brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 5 milyon TL ve üzeri olan mükellefler

2. 6 Haziran 2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli I sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu’ndan (EPDK) lisans alan mükellefler

3. 6 Haziran 2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli III sayılı listedeki malları imal, inşa ve/veya ithal edenler

4. Mal ya da hizmetlerin alınması, satılması, kiralanması veya dağıtımı işlemlerinin gerçekleştirilmesine aracılık etmek üzere internet ortamında 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun’da tanımlanan başkalarına ait iktisadi ve ticari faaliyetlerin yapılmasına elektronik ticaret ortamını sağlayan gerçek ya da tüzel kişi aracı hizmet sağlayıcıları, internet ortamında gerçek ve tüzel kişilere ait gayrimenkul, motorlu araç vasıtalarının satılmasına veya kiralanmasına ilişkin ilanları yayınlayan internet sitelerinin sahipleri veya işleticileri ile internet ortamında reklamların yayınlanmasına aracılık faaliyetinde bulunan internet reklamcılığı hizmet aracıları.

E-Faturaya geçmek zorunda olan mükellefler için ek şart ve bilgiler

• Bu mükellef grupları, sattıkları mallar ya da verdikleri hizmetler için düzenleyecekleri faturaları, ilgili tebliğin III-3. Ve IV-14.7. bölümünde (diğer hususlar) belirtilen istisnai durumlar haricinde e-fatura olarak düzenlemek ya da almak zorunda.

• 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’na ekli cetvellerde bulunan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının e-fatura uygulamasından yararlanma zorunluluğu, usul ve esasları Muhasebat ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü tarafından belirlenen Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Sistemi çerçevesinde belirleniyor.

• E-Fatura uygulamasından yararlanan kullanıcıların listesi www.efatura.gov.tr internet adresinde yayınlanıyor.

• Tebliğde belirlenen limitlerin altında kalan mükellefler tercihen e-faturadan faydalanabiliyor.

• E-Faturaya geçmek zorunda olan mükellefler, tam bölünme, birleşme (devralma şeklinde birleşme ve yeni kuruluş şeklinde birleşme) veya tür (nev’i) değişikliğine giderlerse devrolunan ya da birleşilen tüzel kişi mükellefler ile tam bölünme veya tür (nev’i) değişikliği sonucunda ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükellefler de e-fatura uygulamasına geçmek zorunda. Ayrıca uygulamaya geçme süresi de işlemin ticaret siciline tescil tarihini izleyen ayın başından itibaren 3 ayı geçmemeli.

• GİB, yapacağı analizler sonucunda riskli veya vergiye uyum düzeyi düşük olan mükellefleri ya da uygun gördüğü diğer mükellef gruplarını faaliyet, sektör, ciro ve fatura tutarına bağlı olmadan ve yazılı bildirim yapıp geçiş hazırlıkları için en az 1 ay süre vererek e-fatura uygulamasına geçme zorunluluğu getirme hakkına sahip. GİB’e yazılı olarak bildirim yapan mükellefler, belirttikleri süre içinde e-fatura uygulamasına dahil olup e-fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılara e-fatura düzenlemeye başlamak zorunda. Bu zorunluluğa uymazlarsa haklarında Vergi Usul Kanunu’nda (VUK) öngörülen hükümler uygulanıyor.

E-Faturaya nasıl başvurabilirsiniz?

e-Fatura kullanmaya başlamak için bu uygulamaya 3 farklı yöntemle başvuruda bulunabilirsiniz:

• GİB Portal
• GİB ile entegrasyon
• Özel entegratör

Başvurunuzu yapmadan önce Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden mali mühür talep etmelisiniz. Şahıs firmanız varsa mali mühür yerine e-imza ile de başvurabilirsiniz.
 

E-Faturaya geçince e-defter kullanımı da zorunlu mu?

İsteğe bağlı e-faturaya geçiş yapan firmaların e-deftere geçmeleri zorunlu değildir. Ancak e-faturaya geçiş zorunluluğu bulunan mükelleflerin e-defter de kullanması gerekir.

Herkese elektronik fatura kesebilir miyim?

Evet. E-Fatura sistemine geçtikten sonra e-fatura kullanıcılarına e-fatura, e-fatura kullanıcısı olmayan işletmelere ve şahıslara ise e-arşiv fatura kesebilirsiniz. e-Arşiv kullanmayıp e-fatura kullanıcısı olan işletme sahipleri, e-fatura kullanmayan müşterilerine matbu fatura kesebilir.

E-Ticaret sektörü için e-fatura faydalı mı?

Aslında evet. E-Ticaret firmalarının hacimlerine göre her gün yüzlerce fatura kesmesi ve bu faturaları kargo ile göndermesi gerekir. Bu da zaman, para ve iş gücü kaybına neden olur. e-Fatura uygulaması ile faturalarınızı hızla hazırlar, kargo masrafı ile uğraşmadan müşterilerinize iletebilir ve ödeme sürecinizi daha çabuk başlatabilirsiniz. e-Arşiv fatura görüntüleme özelliği sayesinde, e-fatura mükellefi olmayan müşterileriniz de faturalarını elektronik ortamda görüntüleyebilir.

Başarılı bir şirket olmanın yolu verimli bir operasyon yürütebilmekten geçiyor. Gelgelelim, tüm süreçlerin mümkün olduğunca yolunda ve etkin ilerlemesini sağlamak her zaman mümkün olamayabiliyor. Özellikle, şirket sahiplerinin envai çeşit ilişkiyi ve evrak işini aynı anda idare etmesi gerektiğinde… Peki daha verimli operasyonun sırrı ne?

Cevap veriyoruz: Dijital dönüşüm.

Neden mi?

Dijital dönüşümle uçtan uca otomasyon sağlarsınız.
Dijital dönüşüm sizi yalnızca yüksek teknolojiyle buluşturmaz, aynı zamanda sunduğu araç ve uygulamalarla üretimden pazarlamaya tüm süreçlerinizi yeniler. Bu sayede uçtan uca otomasyon sağlar, hata yapma riskini azaltarak tüm girdi ve çıktılarınızı standart hale getirirsiniz. Aynı zamanda, çalışanlarınızın el oyalayan ve tekrar gerektiren işleri yapmasına gerek kalmaz. Bu çalışanların işle ilgili motivasyonlarını artırdığı gibi sizin de maliyetlerinizi azaltır.

İşinizi istediğiniz yerden yönetirsiniz.
Dijital dönüşüm ile mobiliteye kavuşursunuz. Yalnızca yeni mobil cihazlara sahip olmaz, aynı zamanda tüm işlerinizi bu araçlarla dilediğiniz yerden dilediğiniz şekilde yönetirsiniz. Bu sayede hem hız kazanır hem de verimliliğinizi artırırsınız.

Şirket içi iletişimi güçlendirirsiniz.
Süreçlerinizin güncel durumu tüm çalışanlarınız tarafından kolayca görüntülenir, bu sayede şirket içi iletişim daha hızlı ve etkin hale gelir.

Verileriniz hep güvende olur.
Eğer iş ortağınızdan veri tabanı güvenliği ve ağ erişim kontrolü konusunda destek alırsanız, kullanacağınız platformlar ile verileriniz ve işiniz koruma altında olur.

Müşterilerinizle bağınızı kuvvetlendirirsiniz.
Geçeceğiniz dijital sistemle, şirketinize ve müşterilerinize dair bilgileri depolamakla kalmaz, aynı zamanda bu verileri analiz edip şirketiniz için anlamlı bilgilere dönüştürebilirsiniz. Böylece müşterilerinizi daha yakından tanıyıp onların ihtiyaç ve problemlerini daha iyi anlayabilirsiniz. Bu sayede, marka sadakati oluşturma yolunda daha emin adımlarla ilerlersiniz.

Yeni ürün ve hizmet geliştirme süreciniz kolaylaşır.
Etkin bir veri analizi sayesinde, hem mevcut ürün ve hizmetlerinizin hangi alanlarda geliştirmeye ihtiyacı olduğunu ve hem de yeni ürün ve hizmetlerinizin ne olması gerektiğini daha kolay belirlersiniz.

Ulusal ve uluslararası rekabet avantajı sağlarsınız.
Dijital dönüşümün size sunacağı teknolojiyle katma değeri yüksek ürünler üretmek ve hacmi büyük üretimler yapabilir, yerel pazardan küresel pazara daha hızlı ulaşabilirsiniz.

Daha çok ve hızlı büyürsünüz.
Küresel pazara ulaştığınızda, sizden çok daha büyük şirketlerle yarışma şansınız olur. Bu sayede, siz de daha çok ve hızlı büyüyebilirsiniz. Teknoloji büyük işletmeler karşısındaki hareket alanınızı genişletir. Ölçeğiniz küçük olduğu için, dijital dönüşümü daha hızlı gerçekleştirip büyük şirketlere göre avantaj sağlayabilirsiniz.

Siz de dijital dönüşüme seyirci kalmak istemiyorsanız, Mikro Yazılım‘ın şirketinize uygun çözümleriyle tüm e-Dönüşüm hizmetlerine tek bir program üzerinden entegre olup hepsini kolayca yönetmeye başlayın. Hemen şimdi Ürün Seçme Sihirbazı ile sizin için en uygun ürünü belirleyebilirsiniz.

e-Bordro nedir?

e-Bordro, ya da diğer adıyla elektronik bordro, personel ücret bordrolarını kolayca hazırlayıp çalışanlarınıza tek tek imzalatmanıza gerek kalmadan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) yoluyla tek tuşla elektronik ortamdan göndermenizi sağlayan uygulamadır.

Neden e-bordro kullanmalısınız?

Maaş bordroları, çalışanlarınızın yaptıkları iş karşılığında kazandığı ücreti ve bu ücret üzerinden yapılan vergi, sigorta primi kesintilerini gösteren, hem işçiyi hem de işveren olarak sizi güvence altına alan kıymetli evraklardır. İçeriklerinin doğru hazırlanması ve ücret hesaplarının doğru yapılması gerekir. Personelinizi ya da sizi ilgilendiren hukuki bir durum söz konusu olduğunda maaş bordroları kanıt niteliğinde sunulabilir. Personelinizin bordrolarını e-bordro sistemine dahil olarak ticari yazılımlar ile düzenleyip hesaplamak size hem vakitten tasarruf sağlar hem de maddi hataların önüne geçmenizi sağlar.

Bordro programıyla neler yapabilirsiniz?

e-Bordro sistemini ve bordro programlarını kullanarak

• Personel girişi yapabilir, çalışanlarınızın özlük bilgileri, sicil kartları, puantaj işlemleri, borç ve devir tanımlamaları, izin kartları, talepleri vb. bilgilerle sisteme kaydedebilirsiniz. Tüm bu bilgileri tek bir platform üzerinden kolayca görüntüleyip düzenleyebilirsiniz.
• Personel bilgilerini dilediğiniz gibi güncelleyebildiğiniz için bordroları da her zaman güncel ve doğru bilgilerle hazırlarsınız.
• İşçi bilgilerini ve bordrolarını uzun süre güvenle saklayabilirsiniz.
• Oluşturduğunuz bordroları çalışanlarınızla ve mali müşavirinizle paylaşabilirsiniz.

Standart E-posta adresleri artık hayatlarımızın her anında görmekte olduğumuz şeyler haline geldiler. E-posta adresleri bilginin kolayca ve düşük maliyetle gönderilmesini sağladıkları için yoğun şekilde kullanılmakta olan iletişim araçları haline gelmişlerdir. Ancak Standart Elektronik Posta (SEP) ile kurulan iletişimlerden kaynaklanabilecek çeşitli sıkıntılar vardır. İlk olarak SEP yeterince güvenli değildir. Dahası, SEP ile iletişim taraflar tarafından inkar edilebilmektedir. Bu nedenle hukuken kesin olarak geçerli bir iletişim kanalı ihtiyacı söz konusu olmuştur.

Kayıtlı Elektronik Posta tam olarak bu ihtiyacı karşılamak için ortaya çıkmıştır. Kayıtlı Elektronik Posta, ticari ve hukuki yazışma ve belge paylaşımlarını oldukları şekliyle korur. Alıcı kimliğini kesin olarak tespit eder ve içeriğin kesinlikle değişmemesi güvencesi verir. Yazışmalarınızı yasal anlamda geçerlilik sahibi ve hukuken kesin delil haline getirir. Kayıtlı Elektronik Posta’nın yararı, Kayıtlı Elektronik Posta sayesinde yazışmalarınızın hukuki delil statüsü kazanmasıdır. Bu kanaldan yaptığınız yazışmalar, aksi yönde kanıt olmaması halinde mahkemelerde kesin delil olarak kabul edilirler. Kayıtlı Elektronik Posta’ya geçmek suretiyle pek çok durumda mağduriyet yaşamanızın ve hukuken sıkıntılı durumlara düşmenizin de önüne geçmiş olursunuz.

Kayıtlı elektronik posta (KEP) (Registered E-Mail: REM, Certified E-Mail: CEM), kısaca yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta olarak tanımlanabilir. KEP sistemi, yasal olarak geçerli güvenli elektronik imza ve zaman damgası kullanılarak, yetkili “kayıtlı e-posta hizmet sağlayıcı (KEPHS)” vasıtasıyla, bir elektronik postanın iletildiğini garanti altına almakta; ayrıca gönderen ve alan tarafların kimliklerini, gönderilen iletinin ve eklerinin başkalarınca değiştirilmediğini ve gönderim zamanını tespit edebilmeyi ve bunlarla ilgili yasal olarak geçerli olan kesin delilleri üretebilmeyi sağlamaktadır.